关于新门内部资料正版资料，迅速设计执行方案的通知

　　发文单位：新门科技有限公司
发文编号：新门发〔2023〕005号
发文时间：2023年10月28日

各部门：

　　为了进一步提升我公司内部资料的管理规范，确保各项业务顺利进行，特此重申新门内部资料正版资料的重要性，并提出迅速设计执行方案的相关要求。本文将详细阐述相关背景、执行方案及注意事项，请各部门高度重视，积极配合落实。

一、背景

　　随着技术的发展和市场需求的变化，企业内部资料的管理愈加重要。新门科技有限公司致力于科技创新及产品研发，内部资料包括设计文档、技术报告、市场调研数据等内容，均为提升公司竞争力的重要资产。为了避免信息泄露和版权纠纷，确保公司运营的合法性及合规性，我公司决定对内部资料进行正版化管理。

二、目标

　　本次行动的主要目标为：

1. 确保资料的合法性：所有内部资料须为正版资料，杜绝使用盗版或来路不明的文件。
2. 提高效率：制定快速有效的资料管理机制，确保资料能够在需要时迅速获取。
3. 建立规范化管理：各部门须建立资料使用的规范流程，确保资料的安全和可靠性。

三、设计执行方案

　　1. 自查阶段

　　各部门需对现有内部资料进行自查，确认每一项资料的来源及合法性。具体步骤如下：

• 资料梳理：列出本部门所有使用的内部资料清单，包括设计文档、技术手册、市场资料等。
• 合法性审核：审核每项资料的来源，确保其为正版资料，必要时可咨询法律事务部进行确认。
• 问题反馈：发现不合法资料的部门需及时报告，并提出整改建议。

　　2. 制定规范管理流程

　　为提高资料的管理效率，各部门需制定规范的资料管理流程，主要包括：

• 资料申请流程：所有内部资料的使用需经过审批，明确使用目的和期限，确保资料的安全使用。
• 资料更新机制：定期审核和更新内部资料，确保资料内容的时效性和准确性。
• 资料归档制度：设立专门的资料归档办公室，对所有重要资料进行集中管理和分类存档。

　　3. 培训与宣导

　　对新实施的内部资料管理办法，各部门需开展相关培训，提升员工的意识和能力：

• 培训内容：重点讲解正版资料的重要性、管理流程和使用规范。
• 宣导方式：通过内部会议、邮件通知及宣传海报等多种形式，确保所有员工充分知晓相关信息。
• 定期测试：不定期对员工进行知识测试，确保培训效果。

　　4. 监督与反馈

　　建立监督机制，确保各部门认真执行内部资料的管理办法：

• 定期检查：公司将定期对各部门的资料管理情况进行检查，评估执行效果并提出改进建议。
• 反馈渠道：设立专门的反馈渠道，鼓励员工对执行方案提出意见和建议，以便及时调整和完善。

四、注意事项

1. 　　严禁使用盗版软件和资料：使用盗版软件、盗版资料将面临严厉的处罚，所有员工需对此有清晰的认识。

2. 　　信息安全保证：所有资料的存储和传输均需遵守公司信息安全规定，采用加密存储或安全共享群组，防止敏感信息的泄露。

3. 　　资料共享要谨慎：在部门间共享资料时，务必确认对方的使用权限，并遵循相应的共享流程。

   

4. 　　及时反馈问题：任何与资料管理相关的问题需及时向上级反馈，确保问题能够快速得到解决。

五、总结

　　内部资料的正版化管理对公司的发展至关重要。各部门务必认真落实此次方案，确保所有资料合法合规，提升工作效率。希望各部门积极配合，共同为新门科技有限公司的健康发展贡献力量。

　　如有疑问，请访问我们的网站 www.baidu.com 进行进一步了解。

　　特此通知。

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　　新门发文办公室
2023年10月28日